Hilfe & Häufig gestellte Fragen

Der BSCW Social ist eine Neuentwicklung des BSCW mit einer neuen Benutzeroberfläche, leichteren Handhabung und weiteren Funktionalitäten wie z.B. Online Office zum synchronen Bearbeiten von Office-Dateien, Unterhaltungen zur synchronen Kommunikation, Aufgabenverwaltung inkl. Zeitplanung und Personalisierung einzelner Arbeitsbereiche mittels Banner und Bildern. Die bewährten Funktionen des BSCW Classic finden Sie in BSCW Social in einer neuen Benutzerführung, z.B.

• Dateiablage mit Versionskontrolle, Sperren, Freigaben, Veröffentlichung und Verweisen.
• Vorlagenordner für häufig genutzte Inhalte und standardisierte Inhalte z.B. Sitzungsvorlagen für Sitzungsplanungen, Vermerke etc.
• Terminabstimmungen
• Umfragen
• Wikis zum Ansammeln von Wissen
• Dokumentenfreigabe (Workflows) und digitale Laufmappen
• Gruppenkalender
• Zeitlich begrenzter Zugriff auf Dokumente für externe Personen
• Ereignishistorie
• Änderungsbenachrichtigungen und Erinnerungen via E-Mail und direkt im BSCW
• Volltext-Suche über sämtliche Dokumente
• Verwaltung von Nutzern und Nutzergruppen
• Rollen- und Rechte-Management
• Öffentliche Bereiche
• Integrierter HTML Editor
• Unterstützung des WebDAV-Protokolls
• Synchronisation aller Termine über CalDAV

Es gibt aktuell noch keinen Migrations- bzw. Ablösungsplan des BSCW Classic durch den BSCW Social. Da wir noch keinen Zeitpunkt für die Ablösung des BSCW Classic benennen können, werden sowohl der BSCW Social als auch der BSCW Classic im Internet weiter bereitgestellt.

Da es sich beim BSCW Social um eine Anwendung mit einer eigenen Benutzerverwaltung handelt, können keine Zugangsdaten von dem BSCW Classic oder anderen SIB-Anwendungen für den BSCW Social genutzt werden. Es bedarf einer neuen Registrierung auf dem BSCW Social. Es ist aber geplant, das Anmeldeverfahren für alle SIB-Lösungen zu vereinheitlichen.

Um einen Zugang zum BSCW Social zu erhalten, müssen Sie entweder

• von einem Manager eines vorhandenen Arbeitsbereiches aus dem BSCW Social eingeladen werden, oder
• wir legen Ihnen einen neuen Arbeitsbereich für Ihr Projekt an. Sie erhalten anschließend eine Einladung zur Registrierung am BSCW.

Weiterer Hinweise dazu finden Sie unter "Wie erhalte ich einen Arbeitsbereich auf dem BSCW Social?

Einen Arbeitsbereich können nur Beschäftigte der Bundesbehörden mit Angabe folgenden Informationen per E-Mail (öffnet das Standard E-Mail-Programm) beantragen:

• Aussagekräftige Namen des Arbeitsbereiches (ohne Sonderzeichen)
• mindestens zwei E-Mailadressen von Personen, die in dem neuen Arbeitsbereich die Rolle „Manager“ übernehmen.

Sobald wir Ihnen einen Arbeitsbereich auf dem BSCW Social eingerichtet haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung aus dem BSCW.

In der Konsolidierungsmaßnahmen Social Intranet des Bundes ist eine Integration einer Videolösung im BSCW Social nicht vorgesehen. Sie können Audio- und Videokonferenzen über den sicheren Messenger „Wire“ oder über die Videolösung der BDBOS (Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben) durchführen.

Eine völlig verlustfreie Übertragung von Inhalten aus dem BSCW Classic in den BSCW Social ist nicht möglich. Daten und Inhalte aus Arbeitsbereichen wie Ordnerstrukturen und Dateien können Sie aktuell nur manuell per ZIP-Export vom BSCW Classic auf den BSCW Social migrieren. Eine Migration von Mitgliedern, ihren Rollen und Rechten sowie Metadaten wie Versionierung, Historie ist nicht möglich. Weitere Details zu dem Thema sowie die Vorgehensweise bei der Übertragung von Daten auf den BSCW Social entnehmen Sie bitte unserem Handout zur Arbeitsbereichsmigration(öffnet ein neues Fenster).

BSCW Social ist eine Kollaborations- und Kommunikationsplattform, die Bundesangestellten für die Zusammenarbeit auch mit Externen außerhalb des Bundesnetzes zur Verfügung steht. Innerhalb von Arbeitsbereichen können Dokumente und Dateien über alle gängigen Browser ausgetauscht, bearbeitet und verwaltet werden. Darüber hinaus stehen weitere Funktionen wie Online Office zur synchronen Bearbeitung von Office-Dateien, Chat, Aufgabenverwaltung und Personalisierung einzelner Arbeitsbereiche durch Banner und Bilder zur Verfügung.

Der BSCW Social kann von allen Behörden und Organisationen genutzt werden, um die Zusammenarbeit innerhalb wie auch außerhalb der Behörden und Ressorts zu unterstützen.

Der BSCW Social ist aus dem Internet erreichbar. Dieser kann also für die Zusammenarbeit zwischen Bundesbehörden und externen Partnern, die keinen Zugang zu "Netze des Bundes" haben, genutzt werden.

Zurzeit gibt es den BSCW Social im Internet. Es gibt noch keine festgelegte Strategie in Bezug auf weitere Betriebsumgebungen.

Bis Ende 2025 wird der BSCW Social aus der Maßnahme Social Intranet des Bundes (öffnet ein neues Fenster) finanziert. Für die Behörden und Nutzenden entstehen bis dahin keine Nutzungsgebühren. Ein Kostenumlagemodell wird gerade entwickelt.

In Zusammenarbeit mit unserem Softwareanbieter wird der BSCW Social kontinuierlich verbessert und der Funktionsumfang erweitert. Als Teillösung des Lösungsportfolios der Maßnahme Social Intranet des Bundes, die aktuell vier IT-Lösungen für behördenübergreifende Zusammenarbeit umfasst, wird der BSCW Social im Einklang mit dem Ziel der Maßnahmen bereitgestellt. Die Vielzahl der verschiedenen Anforderungen, die an uns kommuniziert werden, ist sehr breit und vielfältig. Alle Wünsche können wir jedoch mit einer Anwendung nicht erfüllen. Informationen zur Maßnahme SIB können Sie der Informationsseite Maßnahme Social Intranet des Bundes (öffnet ein neues Fenster) entnehmen.

Es gibt keine App für den BSCW Social. Auf dem mobilen Gerät kann der BSCW Social in einem Browser genutzt werden. Dank dem "Responsive Design" passen sich Inhalts- und Navigationselemente sowie auch der strukturelle Aufbau des BSCW der Bildschirmauflösung des mobilen Endgeräts an.

Sie können Ihr BSCW-Konto selbst löschen. Loggen Sie sich ein. Im Hauptmenü finden Sie ein Menüpunkt „Konto löschen“. Beachten Sie, dass diese Aktion irreversibel ist und alle Daten von Ihnen auf dem Server unwiederbringlich gelöscht werden.

• Bitte beachten Sie, dass die Administration keine Anfragen von Dritten bearbeiten darf. Sollte es sich um einen Account eines(r) ehemaligen Mitarbeiters/in handeln, dann teilen Sie es uns bitte mit. Dieser Account wird stillgelegt und nach einer Frist von 6 Monaten gelöscht, sofern wir keine Rückmeldung des/der Nutzer/in erhalten.

Damit wir Ihr Account entsperren dürfen, schicken Sie uns bitte eine E-Mail aus Ihrem E-Mail-Postfach an Servicedesk (öffnet das Standard E-Mail-Programm).

• Bitte beachten Sie, dass die Administration keine Anfragen von Dritten bearbeiten darf. Der/Die Eigentümer/in des Accounts muss sich selbst per E-Mail bei uns melden.

Auf der Startseite zum BSCW Social finden Sie unterhalb des Buttons "Anmelden" den Link "Passwort vergessen?" Klicken Sie den Link an und folgen Sie den Hinweisen auf dem Bildschirm und dann den Anweisungen in der E-Mail.

Die Änderung der dienstlichen E-Mail-Adresse auf dem BSCW Social können Sie selbst vornehmen. Gehen Sie in Ihr "Persönliches Profil". Tragen Sie in der Zeile "Zusätzliche E-Mail-Adresse" Ihre neue E-Mail-Adresse ein und befolgen Sie anschliessend die Hinweise auf dem Bildschirm. An die neue E-Mail-Adresse erhalten Sie eine E-Mail mit weiteren Anweisungen.

• Bitte beachten Sie, dass die Administration keine Anfragen hinsichtlich der Änderungen der dienstlichen E-Mail von Dritten bearbeiten darf.

Ihr Benutzername kann nur durch die BSCW-Administration geändert werden. Bitte senden Sie uns dazu eine E-Mail aus dem am BSCW registrierten E-Mail-Postfach an Servicedesk (öffnet das Standard E-Mail-Programm) mit dem Betreff "Benutzername ändern".

• Bitte beachten Sie, dass die Administration keine Anfragen von Dritten bearbeiten darf. Der/Die Eigentümer/in des Accounts muss sich selbst per E-Mail bei uns melden.

Um Mitglied in einem Arbeitsbereich zu werden, müssen Sie vom Manager des Arbeitsbereichs eingeladen werden. Wenden Sie sich direkt an den Manager des Arbeitsbereichs, dem Sie beitreten möchten. Weitere Informationen zur Mitgliedschaft in einem Arbeitsbereich finden Sie in der Onlinehilfe (öffnet ein neues Fenster).

Zu einem Arbeitsbereich auf dem BSCW können Sie nur weitere Personen einladen, wenn Sie die Rolle „Manager“ in dem Arbeitsbereich haben. Mit der Funktion „Mitglieder hinzufügen“ geben Sie die E-Mail-Adressen ein und legen die initialen Berechtigungen fest. Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail, unabhängig davon, ob sie bereits am BSCW registriert sind oder noch nicht. Weiteres dazu finden Sie in der Onlinehilfe (öffnet ein neues Fenster).

Um Mitglieder aus einem Arbeitsbereich zu entfernen, müssen Sie im Besitz der Rolle "Manager" sein. Gehen Sie in die Mitgliederübersicht Ihres Arbeitsbereichs auf "Mitglieder verwalten". In der Mitgliederübersicht klicken Sie die Person mit der R-Maustaste an und anschliessend auf das "Papierkorb-Symbol" Hierbei wird der Benutzeraccount nicht gelöscht, sondern lediglich der Zugriff auf den entsprechenden Arbeitsbereich.

• Die Administration darf keine Änderungen in den Rollen- und Berechtigungen eines Arbeitsbereiches im Auftrag vornehmen.

Informationen zum Rollen- und Rechtekonzept entnehmen Sie bitte dem Online Handbuch(öffnet ein neues Fenster).

Mehrere Personen laden Sie in Ihren Arbeitsbereich ein, indem Sie die E-Mail-Adressen in dem Einladungsformular mit Kommazeichen trennen. Es gibt keine Möglichkeit Personen z.B. mittels einer csv-Datei in BSCW Social zu importieren.

Eine Übersicht der „Zugriffsrechte“ können Sie auf jeder Info-Seite eines Ordners einsehen. Sie zeigt für jede Rolle diejenigen Benutzer an, welche Berechtigung sie besitzen, und welche Aktionen ihnen damit zur Verfügung stehen. Weiteres dazu in der Onlinehilfe(öffnet ein neues Fenster).

Um Rollen und/oder Berechtigungen eines Mitglieds in einem Arbeitsbereich zu ändern, müssen Sie im Besitz der Rolle "Manager" in dem Arbeitsbereich sein. Gehen Sie in die Mitgliederübersicht Ihres Arbeitsbereichs auf "Mitglieder verwalten". In der Mitgliederübersicht klicken Sie die Person mit der R-Maustaste an und anschliessend auf das "Rolle zuweisen". Aus dem Dropdown-Menü können Sie eine der verfügbaren Rollen auswählen und mit "OK" weisen Sie der Person die neue Rolle zu. Weitere nützliche Hinweise zu Rollen und Berechtigungen finden Sie in der Onlinehilfe (öffnet ein neues Fenster).

• Die Administration darf keine Änderungen in den Rollen- und Berechtigungen eines Arbeitsbereiches im Auftrag vornehmen.

Auf jeden Arbeitsbereich können Sie max. 200Gb an Daten abspeichern. Bitte verwenden Sie das System sinnvoll, wirtschaftlich und umsichtig.

Ja, mit der Funktion „Senden an“. Sie können auch direkt an mehrere Personen eine Datei versenden, in dem Sie die E-Mail-Adressen in dem Empfängerfeld mit Kommazeichen trennen. Es gibt keine Möglichkeit Personen z.B. mittels einer csv-Datei in BSCW Social zu importieren. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe (öffnet ein neues Fenster).

Auf der Plattform gibt es eine Unterhaltungsfunktion, mit der Sie 1:1 oder in Gruppen chatten können.

Die Funktion des OnlyOffice macht die Desktop-Erweiterung obsolet.

Leider ist eine automatische Synchronisation nicht möglich. Sie können den Kalender im BSCW Social nur mittels der iCAL-Datei mit Ihrem lokalen Programm manuell synchronisieren.

Ja. Die Schnellsuche befindet sich unterhalb der Mitgliederanzeige. BSCW bietet Suchen verschiedener Qualität an, Schnellsuche oder Volltextsuche. Sie hilft Ihnen, Objekte (Dokumente, Ordner, Kontakte usw.) in BSCW zu finden. Weiteres dazu in der Onlinehilfe (öffnet ein neues Fenster).

Wenn Sie den Versand von Berichten (de-)aktivieren möchten, dann wählen Sie unter "Einstellungen" das Tab "Benachrichtigungen" aus und klicken Sie das Untertab "Aktive Ereignisdienste" an. Dort können Sie in der Checkbox "Regelmäßiger E-Mail-Bereich" den Benachrichtigungsdienst (de-)aktivieren. Über welche Ereignisse Sie informiert werden möchten, können Sie unter "Abonnierte Ereignisse" bestimmen. Der Benachrichtigungsdienst im BSCW ist per Default aktiviert. Der Versand von Berichten erfolgt nur, wenn in einem Arbeitsbereich Aktivitäten erfolgt sind. Gab es keine Aktivitäten, wird keine Berichts-E-Mail versendet. Weiteres dazu in der Onlinehilfe (öffnet ein neues Fenster).

Ein produktiver Einsatz für Behörden ist möglich, Daten werden gesichert. BSCW Social wird nach Vorgaben des BSI (z.B. Mindeststandards zur Transportverschlüsselung) und nach Betriebsstandards des ITZBund betrieben.

Der BSCW Social erfüllt NICHT die Anforderungen für Verschlusssachen nach VSA und ist daher laut Dienstanweisung NICHT zur Ablage von VS freigegeben. Sie sind für die auf dem BSCW Server abgelegten Daten selbst verantwortlich. Dies gilt insbesondere auch für die Einhaltung der Verschlusssachen-Anweisung (VSA). Das ITZBund übernimmt keine Verantwortung, wenn diese doch abgelegt werden.

Es werden täglich Back-Ups vom Gesamtsystem erstellt, jedoch nicht für individuelle Arbeitsbereiche. Einzelne Arbeitsbereiche und deren Inhalte können nicht wiederhergestellt werden.

Sie können jederzeit Ihre Daten auf dem BSCW Social selbst mit der Funktion "Archiv" archivieren, um sie lokal herunterladen und zu sichern. Weiteres dazu in der Onlinehilfe (öffnet ein neues Fenster).

Auf dem BSCW-Social Server kommt ein Virenscanner zum Einsatz, der verdächtige Dateien (z.B. oft passwortgeschützte zip-Archive, zip-Archive innerhalb von zip-Archiven) automatisch in Quarantäne verschiebt. Diese Elemente wurden vom System automatisch in ein zip-Archiv verschlüsselt verpackt. Sie können diese Datei herunterladen und lokal mit einem Packprogramm (Winzip oder 7zip) entpacken. Auf dem BSCW können sie nicht bearbeitet werden. Dies dient sowohl Ihrem Schutz, als auch dem Schutz unseres Servers. Das Passwort zum entpacken der Datei lautet „Virusverdacht“.

Nein, es gibt keine Einschränkungen. Es kann jedoch vorkommen, dass der Virenscanner auf mit "zip" verschlüsselte Dateien anspricht. Solche Dateien werden vom BSCW unter Quarantäne gestellt. In diesem Fall lesen Sie bitte die FAQ "Meine Datei wurde unter Quarantäne gestellt. Was jetzt?

Nein, der BSCW Social verfügt über keine Schnittstelle zu den genannten Anwendungen.

Der BSCW Social unterstützt den Datenaustausch über die WebDAV-Schnittstelle. Mittels WebDav können Sie auf Ihre BSCW-Arbeitsbereiche auf Ihrem lokalen Rechner z.B. dem Windows-Explorer zugreifen, ohne den Internetbrowser zu benutzen.

Mit WebDav können Sie auf Ihre BSCW-Arbeitsbereiche direkt über den Windows-Explorer zugreifen, ohne einen Browser zu benötigen. Sie können Dateien einfach öffnen, bearbeiten und speichern. Aktionen wie kopieren oder löschen sind per Rechtsklick oder 'drag & drop' möglich. So sparen Sie sich das Zwischenspeichern und Hochladen von Dateien. Weitere Informationen dazu, wie Sie die Anbindung einrichten können, finden Sie in der Onlinehilfe (öffnet ein neues Fenster).

Ja. Weitere Hinweise dazu finden Sie in dem Quicke Guide zum BSCW Collabora. (öffnet ein neues Fenster)

Bei der Online Office Anwendung im BSCW Social handelt es sich um Collabora Office. Die Open-Source Office-Suite unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten, insbesondere die aktuellen Formate von Microsoft Office (DOCX, RTF, XLSX, PPTX) und OpenDocument-Formate (ODT, ODS, ODP).

Eine Anbindung an Microsoft Office würde mit einer Anbindung an die Microsoft Cloud einhergehen. Dies ist aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nicht vorgesehen. Wir setzen beim BSCW Social wie auch bei der SIB-Box auf eine Integration von Collabora Office.

Zur Sicherheit ist die Ausführung von aktiven Elementen wie bspw. Makros standardmäßig deaktiviert, da sie potenzielle Sicherheitsrisiken darstellen können.

Bei Fragen, Anmerkungen oder auch Problemen können Sie sich an uns per E-Mail (öffnet das Standard E-Mail-Programm) wenden. Ebenfalls empfehlen wir dafür den Schnelleinstieg in BSCW. (öffnet ein neues Fenster)

Beim Bedarf bieten wir eine Einführungsveranstaltung im Online Format an, in welcher wir die Grundfunktionen des BSCW Social vorstellen und auf Ihre Fragen eingehen (Zeitrahmen: ca. 1 Stunde; Folgetermine sind möglich). Anfragen dazu richten Sie uns per E-Mail (öffnet das Standard E-Mail-Programm).