Nutzungsbedingungen

1. Anwendungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Kollaborationsplattform BSCW Social, die vom ITZBund betrieben wird. Diese Nutzungsbedingungen stehen ausschließlich in deutscher Sprache zur Verfügung.

2. Anwendungszweck

BSCW Social ist für die behörden- und ressortübergreifende Zusammenarbeit (Kooperation) von definierten Teams bestimmt, er ermöglicht eine Zusammenarbeit in Arbeitsbereichen mit frei wählbaren Personen und einen räumlich und zeitlich flexiblen Zugriff auf gemeinsame Datenbestände.

Als Kooperation im Sinne von BSCW Social wird verstanden:

• Projektarbeiten
• Linientätigkeiten
• Gremienarbeiten
• Kooperationen mit externen Partnern
• Bereitstellungen von Informationen für die Öffentlichkeit

Folgende Anwendungsfälle dürfen explizit nicht im BSCW Social umgesetzt werden:

• Das Abbilden von komplexen Strukturen wie Behördenorganisationen/Strukturen im BSCW Social
• Langfristiges Archivieren von Dateien
• Verwendung als File‑Ablagenersatz
• Automatisierter Datentransfer
• Verteilung von Informationen an große geschlossene Personenkreise (z. B. Newsletter‑Versand an mehrere hundert Personen)
• Abbilden von Fachverfahren
• Verwendung als Datenbank

Die BSCW‑Administration im ITZBund behält sich das Recht vor, zu entscheiden, welche Anwendungsfälle auf BSCW Social nicht umgesetzt werden dürfen.

3. Zugang zum BSCW Social

Die Plattform steht allen Benutzerinnen und Benutzern aus den Bundesbehörden und ihren externen Partner:innen im Internet unter https://social.bscw.bund.de/ zur Verfügung. Arbeitsbereiche werden nur auf Antrag von Mitarbeiter:innen der Bundeseinrichtungen durch die BSCW‑Administration eingerichtet.

Der Zugriff erfolgt über einen Standard‑Webbrowser (z. B. Google Chrome, Mozilla Firefox oder MS Edge). Im Zuge der Registrierung müssen die Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen zur Kenntnis genommen und ausdrücklich akzeptiert werden. Ohne diese Zustimmung kann kein Zugang eingerichtet werden.

4. Gewährleistung

Das ITZBund übernimmt keine Gewähr dafür, dass der BSCW Social für die Aufgaben der Benutzerinnen und Benutzer geeignet ist und deren Anforderungen erfüllt. Es besteht kein Anspruch der Nutzenden auf Aufrechterhaltung einzelner Funktionalitäten der Anwendung. Die ständige Verfügbarkeit der Funktionen wird nicht gewährleistet. Änderungen am Funktionsumfang bleiben vorbehalten.

Das ITZBund bemüht sich, den Service stets stabil und zuverlässig anzubieten und sorgt dafür, dass die Anwendung unter typischen Betriebsbedingungen und bei typischer Nutzung fehlerfrei läuft.

Das ITZBund übernimmt jedoch keine Verpflichtung, dass der BSCW Social zu jeder Zeit oder zeitlich unbegrenzt zur Verfügung steht und genutzt werden kann. Das ITZBund haftet nicht für Schäden, die den Benutzerinnen und Benutzern dadurch entstehen, wenn der Dienst nicht verfügbar ist oder eingestellt wird.

Das ITZBund übernimmt keine Haftung und Gewähr für die völlige Fehlerfreiheit der Software, insbesondere dann, wenn die Nutzenden die Anwendung unsachgemäß und über einen gängigen Rahmen hinweg beanspruchen (Bsp. bei Unterlassung der Abmeldung aus der Anwendung). Insbesondere übernimmt das ITZBund keine Gewähr dafür, dass die Software den Anforderungen der Benutzerinnen und Benutzer genügt oder mit von ihnen eingesetzten Programmen oder Systemumgebungen fehlerfrei zusammenarbeitet.

Das ITZBund unternimmt alle Anstrengungen für die Sicherheit der in Arbeitsbereichen abgelegten Informationen. Das ITZBund haftet nicht für Schäden, die den Benutzerinnen und Benutzern dadurch entstehen, dass Informationen in BSCW-Arbeitsbereichen verfälscht oder zerstört werden.

Ebenso haftet das ITZBund nicht für Schäden, die durch den Upload schädlicher Dateien sowie durch Schadsoftware/Schadfunktionen entstanden sind.

5. Verschlusssachen – Offen (VS‑Offen)

BSCW Social ist nicht für den Austausch von Verschlusssachen im Sinne der Verschlusssachenanweisung (VSA) zugelassen. Das ITZBund haftet nicht für Schäden, die den Nutzenden dadurch entstehen, dass die Bestimmungen der VSA für Informationen/Daten in BSCW Social nicht eingehalten werden. Der Austausch von sensiblen Informationen und Dokumenten sollte nicht über die Anwendung erfolgen, auch nicht in „Einzelgesprächen“. Der "sensible" Charakter, der in der Anwendung gespeicherten oder verarbeiteten Informationen, unterliegt der Beurteilung des Nutzenden.

6. Mitwirkungspflichten der Benutzerinnen und Benutzer

Die Benutzerinnen und Benutzer verpflichten sich BSCW Social für die oben genannten Anwendungsfälle sowie ausschließlich zu dienstlichen Zwecken zu nutzen.

Für die Nutzung des BSCW Social muss jede zur Mitarbeit eingeladene Person im Rahmen der Registrierung einen persönlichen BSCW-Account mit dienstlicher E-Mail-Adresse einrichten und ein individuelles Passwort festlegen.

Die Benutzerinnen und Benutzer sind verpflichtet, mit den Zugangsdaten zum BSCW Social sorgfältig umzugehen. Es ist ausnahmslos untersagt, die Zugangsdaten Dritten weiterzugeben und/oder Dritten den Zugang zum eigenen BSCW-Account zu ermöglichen. Die Nutzenden sichern die Vertraulichkeit der eigenen Zugangsdaten. Sie achten darauf, jede Unvorsichtigkeit zu vermeiden, die eine betrügerische Nutzung von BSCW Social begünstigen könnte.

Zuwiderhandlungen können den sofortigen Ausschluss von der Nutzung des BSCW-Dienstes und die Löschung aller Daten zur Folge haben. Das ITZBund behält sich Ersatz- und Schadensersatzansprüche vor.

Vorschriften

Die Benutzerinnen und Benutzer sind verpflichtet, die Vorgaben und die allgemeinen Verwaltungsvorschriften der eigenen Behörde oder Organisation zu beachten. Dazu zählen bspw. folgende Vorschriften:

• Dienstanweisungen
• IT‑Sicherheitsrichtlinien
• Verschlusssachenanweisung des Bundes (VSA)
• Datenschutzvorschriften

Zusätzlich verwenden Nutzende den BSCW Social unter der Wahrung des Dienst- und Berufsgeheimnisses. Sie müssen über alle Tatsachen, Informationen oder Dokumente, von denen sie in Ausübung oder anlässlich ihrer Pflichten Kenntnis erlangen, dienstlich bzw. beruflich diskret sein.

Selbstverwaltete Arbeitsbereiche

Im BSCW Social gilt das Prinzip der sich selbstverwalteten Arbeitsbereiche. Die Verantwortung für die Inhalte und Verwaltung der Mitglieder liegt bei den Mitgliedern eines Arbeitsbereiches.

Die Benutzerinnen und Benutzer, die in einem Arbeitsbereich die Rolle „Manager“ innehaben, haben die sachliche und fachliche Verantwortung für diesen. Ihnen ist der Arbeitsbereich zugeordnet und sie haben weitreichende Berechtigungen darin. Sie können zahlreiche Einstellungen in dem Arbeitsbereich vornehmen, sie sind unter anderem für die Verwaltung der Mitglieder und ihrer Berechtigungen zuständig.

Der BSCW Support nimmt keine Änderungen an den Rollen-/Berechtigungen und den Inhalten in den Arbeitsbereichen vor, es sei denn, sie handeln im Auftrag der Arbeitsbereichsmanager oder die Änderungen dienen der Sicherstellung des Betriebs von BSCW Social.

Speicherrisiko

Die Sicherung des BSCW Servers erfolgt nach den Vorgaben der Betriebsplattform im ITZBund. Eine Sicherung und eine Wiederherstellung einzelner Arbeitsbereiche und einzelner Daten ist technisch nicht realisierbar. Das ITZBund übernimmt keine Garantie für den Verlust von Daten.

Das Risiko für die Speicherung von Produktivdaten liegt bei den Benutzerinnen und Benutzern. Die Benutzerinnen und Benutzern haben jederzeit die Möglichkeit Daten auf dem BSCW Social zu archivieren und sie auf anderen Medien zu sichern.

Verbotene Nutzung

Die Nutzenden sind selbst für die Daten oder Inhalte verantwortlich, die über die Anwendung ausgetauscht werden. Es ist darauf zu achten, nur Inhalte zu kommunizieren, die im Rahmen von Dienst- und Geschäftsbeziehungen angemessen sind.

Die Nutzenden verpflichten sich, bei der Erstellung und Bereitstellung von Inhalten geltendes Recht (z.B. Straf-, Wettbewerbs- und Jugendschutzrecht) zu beachten und keine Rechte Dritter (z.B. Namens-, Marken-, Urheber- und Datenschutzrechte) zu verletzen, dies gilt auch für Profilbilder.

Die Nutzenden verpflichten sich in BSCW Social keine kommerzielle Werbung (z.B. Marketingnachrichten an Behördenangehörigen) zu veröffentlichen und keine Nachrichten werbenden Inhalts zu verbreiten (Spam-Nachrichten).

Zuwiderhandlungen können den sofortigen Ausschluss von der Nutzung von BSCW Social und die Löschung aller Daten zur Folge haben. Das ITZBund behält sich Ersatz- und Schadensersatzansprüche vor.

7. Löschung und Folgen der Löschung des Accounts

Benutzerinnen und Benutzer haben die Möglichkeit und das Recht, ihren BSCW-Account jederzeit ohne Einhaltung einer Frist und ohne Angabe von Gründen entweder selbst oder durch die BSCW-Administration zu löschen. Die Löschung des Accounts hat zur Folge, dass der Account und das Nutzungsprofil rückstandslos gelöscht werden. Unberührt davon bleiben Daten in Arbeitsbereichen, sofern es sich bei der gelöschten Person nicht um den/die letzten Eigentümer:in des Arbeitsbereiches handelt.

Im Zuge der Systempflege werden inaktive Konten nach 180 Tagen zuerst zu anstehenden Löschung informiert, nach weiteren 185 Tagen Inaktivität automatisch gelöscht.

8. Upload schädlicher Dateien

Es ist verboten wissentlich Viren oder ähnliche schädliche Codes über BSCW Social zu teilen. Die Nutzenden dürfen keine Dateien hochladen, die Viren, beschädigte Dateien oder andere ähnliche Software oder Programme enthalten, die die Funktion eines anderen Computers beeinträchtigen und die IT-Sicherheit der Anwendung gefährden können oder die dazu dienen, Straftaten zu begehen. Das ITZBund behält sich vor bei Verstoß weitere rechtliche Schritte einzuleiten.

9. Speicherplatznutzung

Das ITZBund behält sich das Recht vor, Benutzerinnen und Benutzer, die den bereitgestellten Speicherplatz nicht wirtschaftlich oder nicht im Kontext der genannten Anwendungsszenarien nutzen, zu sperren und die entsprechenden Daten zu löschen.

10. Änderungen der Nutzungsbedingungen

Das ITZBund behält sich das Recht vor, diese Bedingungen jederzeit einseitig zu ändern, insbesondere sie an geänderte rechtliche, organisatorische und technische Rahmenbedingungen anzupassen. Diese Änderungen und Aktualisierungen sind für Nutzende verbindlich. Die Änderungen werden angekündigt und in einer Änderungshistorie dokumentiert. Nach ihrer Veröffentlichung sind sie für alle Nutzenden verbindlich.

Nutzende haben das Recht, den Änderungen zu widersprechen. In diesem Fall ist eine weitere Nutzung des Dienstes nicht möglich, und das Benutzerkonto wird auf Wunsch gelöscht.

11. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Akzeptieren unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit der Nutzungsbedingungen im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, die dem Sinn und Zweck der genannten Bestimmung am nächsten kommt.

12. Änderungshistorie